➣ MS Word मे Mailing Tab क्या है?
Mailing tab MS Word का एक ऐसा tab है
जिसमें हमें mailings से संबधित सभी option एक ही जगह मिल जाते है, जैसे की
envelops create करना, labels create करना, mail merge करना, Mail merge करने के लिए
लोगों की list बनाना या फिर पहले से बनी list को import करके उन्हे edit करना, ऐसे
ढेर सारे option हमें इसमें देखने को मिल जाते है।
Mailing tab का मुख्य काम mail merge करना होता है। जब हमें एक साथ बहुत सारे लोगों को कोई letter, envelop या फिर कोई ओर document भेजना होता है, तो हर बार अलग अलग कर के उन्हे हर व्यक्ति को भेजने की बजाय हम mail merge का use कर सकते है और सभी लोगों की list बना कर उन्हे सबको एक साथ भेज सकते है।
Mailing Tab को access करने के लिए आप
सीधा MS Word को open करके Mailing Tab पर click कर सकते है या फिर आप Alt + M shortcut का इस्तेमाल कर के भी
Mailings Tab को access कर सकते हैं।
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➣ Mailing Tab के Sections और उनके कार्य
जब आप Mailings Tab पर click करेंगे तो आपको इसमें 5 section देखने को मिलते है-
- ·
Create.
- ·
Start Mail Merge.
- · Write & Insert
Fields.
- ·
Preview Results.
- · Finish.
चलिए अब इन section मे हमें जो
option मिलते है, उनके बारे मे detail से जानते है-
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Mailings Tab मे पहला option हमे
Create का मिलता है। इसमें दो option मौजूद है जिनकी मदद से आप अलग-अलग Envelopes और
labels create कर सकते है।
- · Envelopes- इस option का इस्तेमाल envelope बनाने के लिए किया जाता है। जैसे जब हमारे पास कोई भी mail आता है, तो सबसे पहले एक envelope होता है, जिस पर आपका address और भेजने वाले का address होता है। उसी तरह से आप इसमे भी envelope बना सकते है, जिसे आप बाद मे print कर सकते है।
- · Labels- जब हमे कोई एक या दो envelope बनाने हो तो हम envelope option का इस्तेमाल करते है। लेकिन यदि हमे बहुत सारे लोगों को mail भेजने होते है, तो सबके लिए envelope बनाना मुश्किल होता है, ऐसे मे labels इस्तेमाल मे आता है। Labels की मदद से एक ही page पर बहुत सारे addresses को print कर लिए जाता है, जिन्हे बाद मे काट-काट कर envelopes पर लगाया जाता है और mails भेजी जाती है।
इस section का use करके आप Mail
Merge process को शुरू कर सकते है। इसमे हमें 3 option देखने को मिलते है, आइये उनके
बारे में जान लेते हैं –
- · Start Mail Merge- इस option पर click करने पर आपके सामने एक drop-down list open होती है जिसमे Letter, E-Mail Messages, Envelopes, Labels, Directory, Normal Word Document और Step-by-Step Mail Merge Wizard जैसे option शामिल होते है। जिनका use आप कई प्रकार के office letter को कम समय में भेजने के लिए कर सकते हैं।
- ·
Select Recipients- इस option की मदद से आप उन
लोगों की list बनाते है, जिन्हे आप
letter, email या कुछ ओर भेजना चाहते है।
- ·
Edit Recipient List- इस
option की मदद से आपने जो select recipients list बनाई है, उस list को आप edit कर सकते
हैं। मतलब की आप उसमे कोई नई entry कर सकते हैं या फिर entry remove कर सकते हैं।
इस section के option केवल तभी
active होते हैं जब आप Mail Merge document में हो। आप इनका use, letter के body में
recipient list से information insert करने के लिए कर सकते हैं। इसमे हमें 7
option देखने को मिलते है –
- · Highlight Merge Fields- आप इस option का use अपने document में अलग-अलग Mail merge fields को highlight करने के लिए कर सकते हैं।
- · Address Block- इस option की मदद से आप Mail Merge Document में Address insert कर सकते है। मतलब की उस block की जगह आपकी list मे जो भी recipients है, उनका address दिखाई देगा।
- · Greeting Line- इस option की मदद से आप एक greeting line add कर सकते है, जैसे की Dear और फिर व्यक्ति का नाम। आप चाहे तो खुद से भी कोई line type कर सकते है।
- ·
Insert Merge Field- इस
option मे भी आपको अलग अलग fields मिल जाते है। लेकिन इसमे आपको बहुत सारे fields देखने
को मिलते है, जैसे की first name, last name, company name etc, जो की आप अपनी जरूरत
के हिसाब से add कर सकते है।
- ·
Rules- इस option की मदद से
आप mail merge मे कुछ decision making rules को add कर सकते हैं। उदाहरण के तौर पर
Conditional Statement.
- · Match Fields- इस
option की मदद से आप अपनी list के data fields के साथ letter के fields को match कर
सकते हैं और पता कर सकते हैं की इसमे क्या क्या कमी है।
- · Update Labels- यह
option तब ही काम करता है, जब आपने labels बनाए हो और फिर आप labels मे कोई
changes करते है तो इस option की मदद से labels को update कर सकते हैं।
इस option का use letter को preview करने
के लिये किया जाता है। आप ये देख सकते है कि print होने पर letter कैसा दिखाई देगा।
इसमे हमें कुछ और option देखने को मिलते है –
- · Preview Results- जब हम
letter मे किसी field को add करते है तो हमे उस field का नाम देखने को मिलता है, जैसे
की address के लिए लिखा आता है address block, और ऐसे ही दूसरे fields मे भी होता है।
अब यदि आप देखना चाहते हैं की जब इसमे list के हिसाब से data आएगा तो letter कैसा दिखेगा,
तो इसे देखने के लिए आप preview result option का use कर सकते हैं।
- · First Record- इस
option का use Recipient list में first
record देखने के लिए होता हैं।
- · Previous Record- इस
option का use Recipient list में previous
record देखने के लिए होता हैं।
- ·
Go to Record- इस
option का use Recipient list में specific
record देखने के लिए होता हैं।
- ·
Next Record- इस
option का use Recipient list में next record
देखने के लिए होता हैं।
- · Last Record- इस
option का use Recipient list में last
record देखने के लिए होता हैं।
- ·
Find Recipient- इस
option का use search feature को access करने के लिए होता हैं। इससे आप Recipient
List में एक record search कर सकते हैं।
- ·
Check for Errors- इस
option की मदद से आप यह check कर सकते हैं की mail merge के अंदर कोई error तो नहीं
है।
इस option को use करके आप ये चुन सकते
है कि आपको Mail Merge कैसे finish करना है। इसमे हमें एक ही option देखने को मिलता
है –
- Finish & Merge- इस
option पर click करते ही आपको drop down menu मे 3 option देखने को मिल जाते है।
- पहला option है Edit individual document, इस option की मदद से आप बहुत सारे documents मे से किसी को भी अलग से edit कर सकते हैं।
- दूसरा option है Print documents, जैसा की इसके नाम से ही पता चल रहा है, इस option की मदद से हम अपने documents को print कर सकते है।
- तीसरा option है Send email messages, इस option की मदद से आप इन documents को email कर सकते हैं।
➣ Conclusion/ निष्कर्ष
तो आज के इस article मे हमने आपको MS Word के Mailing Tab के बारे में जानकारी दी, हमने पूरी कोशिश की, कि Mailing Tab के हर एक option को सरल से सरल भाषा मे आपको समझा सके, यदि आपको हमारी यह कोशिश पसंद आई हो तो आप इसे शेयर जरूर करे।
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