MS Excel Page Layout Tab in Hindi - पेज लेआउट टैब के बारे में पूरी जानकारी

आज के इस article में हम आपको Insert Tab के आगें वाला Tab, यानि की Page layout tab के बारे में जानकारी देंगे। हम जानेंगे कि Excel में Page Layout Tab क्या है? Excel की इस tab में वे सभी option मौजूद होते है जो आपको आपकी worksheet के overall layout को arrange करने में मदद करते है।

MS Excel में Page Layout Tab क्या है?

Page Layout tab MS Excel का तीसरा टैब है, यह आपको Insert tab और Formulas tab के बीच मे देखने को मिलता हैं। इस tab की मदद से हम अपने page का size, margins और orientation set कर सकते है। Page में line break add कर सकते है, विभिन्न theme apply कर सकते है, और भी बहुत कुछ कर सकते हैं। कुल मिलाकर इस tab की मदद से हम अपनी worksheet को print के लिए तैयार करते है। MS Excel में Page layout टैब को access करने के लिए आप इस tab पर mouse की मदद से click करके इसे open कर सकते है या keyboard पर Alt + P key दबाकर भी इसे open कर सकते है।

MS Excel में Page Layout Tab के विभिन्न Sections

MS Excel के Page Layout Tab में हमें 5 section देखने को मिलते है -

1. Themes.

2. Page Setup.

3. Scale to Fit.

4. Sheet Options.

5. Arrange.

यदि आपने MS Word use किया है तो आपको पता होगा की इनमें से कुछ option हमें MS Word Page Layout tab में भी देखने को मिलते है, तो चलिए अब इन option को विस्तार से जान लेते है -

⮚   Themes

MS Excel Page Layout Tab में सबसे पहला section Themes है। इस section में शामिल commands के use से आप अपने worksheet में विभिन्न themes apply कर सकते है।

इसके अलावा इस section में विभिन्न colors, font style और effects दिए गए है, जिनकी मदद से आप अपने worksheet की appearance को बेहतर बना सकते है। आइये Themes section में शामिल commands के use के बारे में जाने-

● Themes - इस option में हमें बहुत सारी themes देखने को मिलती है। इसके drop-down arrow पर click करने से आपको विभिन्न themes दिखाई देंगी, जिनके ऊपर mouse cursor ले जाकर आप यह देख सकते है कि वह theme आपके worksheet में apply होने के बाद कैसे लगेगी। प्रत्येक themes, colors, fonts और effects का एक unique set होता है जो आपके worksheet की दिखावट को अलग-अलग रूप प्रदान करता है। 

● Colors - इस option पर click करने से आपके सामने विभिन्न color palette display होंगे। अपने cursor को प्रत्येक palette के ऊपर रखकर आप ये देख सकते है कि वह color combination आपके worksheet में apply होने क़े बाद कैसा लगेगा। यह option आपके worksheet में use किये गए सभी colors को तुरंत बदल देगा।

● Fonts - अपने worksheet में मौजूद सभी text के font style को change करने के लिये आप इस option का use कर सकते हैं। इस option पर click करने से आपके सामने विभिन्न font styles display होंगे, जिनमे से आप कोई भी font style को चुनकर अपने worksheet मे apply कर सकते हैं।

● Effects - इस option की मदद से आप अपनी themes के effects को change कर सकते है। अगर आपके worksheet में कोई object मौजूद है तो इस option का use करके आप उसमे विभिन्न visual effects apply कर सकते है।

⮚   Page Setup

इस section में शामिल commands का use करके आप अपनी Excel sheet को print page के रूप में setup कर सकते है। यानी कि आप अपनी worksheet का print निकालने से पहले आप page margins, orientation, size, आदि set कर सकते है। ताकि वह paper पर सही तरह से print हो पाए। इसमें हमें 7 option या commands देखने को मिलते है -

● Margins - इस option का use करके आप अपने Excel sheet के page के margins को adjust कर सकते है। जब आप अपने page को print करते है तो जो खाली space उसके ऊपर, निचे, बाएं और दाएं किनारों में होता है उसे ही margin कहा जाता है। इसी space को आप कम या ज्यादा अपनी जरूरत के हिसाब से adjust कर सकते है। 

ऐसा करने के लिए सबसे पहले Margins option के drop-down arrow पर click करें, उसमे आपको अगल-अलग margins size जैसे normal, wide, और narrow options देखने को मिलेगा। इसके अलावा आप custom margin size भी set कर सकते है।

● Orientation - इस option कि मदद से आप अपने page को किस direction में print करना चाहते है, यानी कि portrait (vertical) या landscape (horizontal) मे print कर सकते हैं। इसमें आपको 2 option देखने को मिलते है- Portrait और Landscape. शुरू में हमें Portrait Mode selected मिलता है, इसमें page की लंबाई, page की चोड़ाई से अधिक होती है और landscape mode में page की चोड़ाई, page की लंबाई से अधिक होती है।

● Size - इस option की मदद से आप अपने printing page के लिए एक paper size चुन सकते है। इसके drop-down arrow पर click करने से विभिन्न paper size जैसे letter, tabloid, legal, statement, executive, A3, A4, A5, B4 (JIS), आपके सामने display होंगे। आप जिस भी size में अपने page को print करना चाहते है उसे इनमे से select कर सकते हैं।

● Print Area - अगर आप अपनी worksheet के कुछ area को print करना चाहते है तो इसके लिए आप सबसे पहले उतने area को select कर लें, फिर print area button पर click करें, अंत मे set print area पर click कर दें। अब जब आप print option पर जाएंगे तो उतना ही area वहाँ पर printing के लिए दिखाई देगा।

● Breaks - अगर आपका document अधिक लंबा है तो आप इस option की मदद से उसे कई pages में break कर सकते है। जिस से print करते समय आपका data अलग अलग page पर print हो।

● Background - इस option पर click करके आप अपनी worksheet के background में कोई picture लगा सकते है। आप अपने computer में से कोई image को select कर सकते है और वह image आपके document के background में दिखेगी और जो आपका data है वह उस image के ऊपर दिखेगा। 

● Print Titles - अगर आप किसी rows और columns (जैसे एक table का header) को प्रत्येक printed page में repeat करना चाहते है तो इस option का use कर सकते है।

इसके लिए सबसे पहले Print Titles के option पर click करें, Page Setup window open होंगी, यहाँ Print titles section के अंदर Rows to repeat at top और Columns to repeat at left का option आपको दिखाई देगा। अगर आप किसी row को repeat करना चाहते है तो Rows to repeat at top option के आगे ख़ाली स्थान पर click करने के बाद worksheet में उस row पर click करें। इससे वह select हो जाएगी अब OK पर click कर दें।

अब जब आप इस worksheet को print करेंगे तो प्रत्येक page के top में यह row repeat होगी।

⮚   Scale to Fit

Page Setup से आगे हमें Scale to fit section देखने को मिलता है, इसमें हमें 3 options देखने को मिलते है, इन options की मदद से हम अपने worksheet की height और width यानि की लंबाई और चौड़ाई को set कर सकते है और आप चाहे तो इसे automatic पर भी set कर सकते है। आइये इस section में शामिल commands के use के बारे में जाने-

● Width - यदि आप किसी data को print करना चाह रहे है लेकिन उसकी चोड़ाई इतनी ज्यादा है की आपके data का कुछ भाग एक अलग page पर आ रहा है और आप ऐसा नहीं चाहते तो आप इस option की मदद से यह तय कर सकते है की आपका data कितने pages पर आना चाहिए। यह option data की चोड़ाई को कम करता है।

● Height - इस option का काम भी width जैसा ही है, यदि आपकी sheet की height एक page से ज्यादा है और print के दौरान वह एक page से बाहर जा रहा है तो इस option की मदद से आप उसकी height को कम करके एक page में fit कर सकते है।

● Scale - इस option का इस्तेमाल भी आपकी sheet की width और height को printout page पर fit करने के लिए किया जाता है। ऐसा करने के लिए आपको scale percentage को अपनी जरूरत के हिसाब से कम या ज्यादा करना होता है। इस option को आप तब ही use कर सकते है जब आपके height और width option दोनों automatic पर set होते है।

⮚   Sheet Options

इस section में शामिल commands की मदद से आप यह तय कर सकते है कि क्या आप अपनी computer screen या printed page पर अपनी spreadsheet में gridlines और headings देखना चाहते है या नहीं। इसमें हमें 2 option देखने को मिलते है -

● Gridlines - Excel की worksheet में जो horizontal और vertical grey lines होती है उन्हें ही gridlines कहते है। यह lines, worksheet में cells के बीच अंतर करती है। इस section में आपको दो option- View और Print देखने को मिलते है। अगर आप अपनी computer screen या printed page पर gridlines को show करना चाहते है तो दोनों boxes पर tick कर दीजिए, यदि hide करना चाहते है तो untick कर दीजिए।

● Headings - MS Excel की worksheet में हमें left side पर जो rows number देखने को मिलते है और ऊपर जो column letters देखने को मिलते है, उन्हे ही यहाँ headings कहते है। इसमें भी हमें View और Print option देखने को मिलते है।

View option की मदद से हम यह तय कर सकते है की हमें worksheet में वह headings देखनी है या नहीं, वहीं Print option से हम यह तय करते है की हमें उन headings को page पर print करना है या नहीं।

⮚   Arrange

अगर आपकी Excel sheet में कई सारे objects जैसे pictures, shapes, clipart आदि है तो आप उन्हें इस section में मौजूद commands का use करके arrange कर सकते है। इस section में हमें 6 option देखने को मिलते है -

● Bring Forward - यदि आपने अपने worksheet में 2-3 objects add कर दिए है और वो सब एक के ऊपर एक है, और अब आप चाहते है की जो सबसे नीचे वाला object है वह सबसे ऊपर आ जाए तो आप इस option का use कर सकते है। इसमें भी हमें 2 option देखने को मिलते है - 

पहला option Bring Forward है, इसकी मदद से आप का selected object एक एक कर के ऊपर आएगा। और दूसरा option Bring to Front है, इस पर click करने से आपने जिस भी object को select किया है, वह बाकी जीतने भी objects है उन सब से ऊपर आ जाएगा।

● Send Backward - Bring Forward की मदद से हम objects को ऊपर लाते थे, वहीं Send Backward की मदद से हम objects को पीछे ले जा सकते है। इसमें भी हमें 2 option मिलते है -

पहला option है Send Backward, जिसमें आपका selected object एक एक कर के पीछे जाता है। और दूसरा option Send to back है, जिस पर click करने से आपका selected object बाकी सब objects के नीचे चल जाएगा।

● Selection Pane - इस option पर click करने से आपकी Excel sheet के दाईं ओर एक selection pane खुलता है। जिसमें आपको आपके द्वारा insert किये गए सभी objects की एक list दिखाई देती है। यहाँ से आपके लिए objects को select करना, उनका order बदलना, या उनकी visibility बदलना आसान हो जाता है।

● Align - इस option की मदद से आप अपनी worksheet में मौजूद objects को align कर सकते है। मतलब कि उन्हें ऐसे arrange करना जिससे वह एक सीधी line में आ जाये। इसके लिए पहले आपको उन objects को select करना होगा जिन्हें आप align करना चाहते है। इसके लिए आप पहले first object पर click करें, उसके बाद Shift key दबाकर hold करके रखे और अब अन्य objects पर click करें, इससे वे सभी select हो जाएंगे। अब Align option पर click करने के बाद जिस भी position में आप उन्हें align करना चाहते है उस पर click कर दें।

● Group - अगर आप कई objects को एक group में join करना चाहते है तो इस option की मदद से आप ऐसा कर सकते हैं। इससे आप उन्हें एक साथ move और format कर पाएंगे जैसे कि वे single object हो।

● Rotate - इस option की मदद से आप अपने selected object को rotate या फिर flip कर सकते हैं। आप इसकी मदद से अपने object को vertical या फिर horizontal flip कर सकते है।

   Conclusion/ निष्कर्ष

तो आज के इस article मे हमने आपको MS Excel के Page layout tab के बारे में जानकारी दी, हमने पूरी कोशिश की, कि Page layout tab के हर एक option को सरल से सरल भाषा मे आपको समझा सके, यदि आपको हमारी यह कोशिश पसंद आई हो तो आप इसे शेयर जरूर करे।

By- Manoj kumar

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MS Excel Insert Tab in Hindi - इन्सर्ट टैब के बारे में पूरी जानकारी

हमने आपको अपने पिछले article में MS Excel के पहले टैब Home Tab के बारे में जानकारी दी।आज हम आपको MS Excel के दूसरे टैब, Insert Tab के बारे में विस्तार से जानकारी देंगे।

MS Excel मे Insert Tab क्या है?

Insert Tab MS Excel का दूसरा टैब है, जैसा इसका नाम है उसी प्रकार का इसका काम है, MS Excel Insert Tab वह tab होती है जिसके माध्यम से आप worksheet में विभिन्न items जैसे कि tables, illustrations, charts, Links, text, symbols आदि insert कर सकते है।

MS Excel में Insert tab को access करने के लिए आप mouse की मदद से सीधे Insert tab पर click करके इसे open कर सकते है या फिर keyboard में Alt + N key दबाकर भी आप इसे open कर सकते है।

MS Excel मे Insert Tab के विभिन्न Sections

MS Excel के Insert Tab में कुल 10 section या group शामिल होते है। प्रत्येक group में कुछ commands शामिल होती है, जिनके function के बारे मे हम विस्तार से जानेंगे।

1. Tables.

2. Illustrations.

3. Apps.

4. Charts.

5. Reports.

6. Sparklines.

7. Filters.

8. Links.

9. Text.

10. Symbols.

तो चलिए अब हम एक-एक करके इन सभी Group के अंतर्गत आने वाले options और उनके use के बारे में जानेंगे।

⮚   Tables

इस group में हमे कुल 3 option देखने को मिलते है। इनकी मदद से आप worksheet में विभिन्न प्रकार की table को insert कर सकते है। आइये इन तीनों options के बारे में विस्तार से जान लेते हैं।

●      Pivot Table - अगर आपके पास बड़ी मात्रा में data है या data बहुत complex है जिसे analyze करना बहुत मुश्किल होता है। ऐसे में आप Pivot table का इस्तेमाल कर large data को आसानी से arrange और summarize कर सकते है। इसमें अलग-अलग प्रकार के filters लगाए जाते है जिससे लंबे data को छोटा किया जाता है। Pivot table option पर click करने पर आपको एक dialog box display होता है जिसमें Select a Table/Range, Use an External Data Source और add to Data Model option शामिल है।

●      Recommended Pivot Tables - अगर आप Excel द्वारा recommended Pivot table को use करना चाहते है तो इस option पर click करें। इसमें आपके data के हिसाब से जो tables सबसे best suit होगी उन्हें आपके सामने display किया जाएगा।

●      Table - इस option की मदद से आप अपने excel sheet के data को table के रूप में convert कर सकते हैं। जैसे ही आप इस option पर click करेंगे तो यह data की range को select कर लेगा, आप चाहे तो खुद से भी data को select कर सकते हैं, और उसके बाद जैसे ही आप OK पर click करेंगे तो आपका data, table के रूप में convert हो जायेगा।

⮚   Illustrations

Illustration का मतलब एक picture या diagram होता है। तो इस group के options की मदद से आप अपनी worksheet में pictures, shapes, SmartArt और screenshot insert कर सकते है।

●      Pictures- इस option पर click करके आप अपने computer या फिर laptop से pictures को ढूंढ कर worksheet में insert कर सकते है।

●      Online Pictures- इस option की मदद से आप विभिन्न online sources से pictures को ढूंढ कर अपने worksheet में insert कर सकते है। 

●      Shapes- इस option पर click करके आप विभिन्न प्रकार के shapes जैसे कि lines, rectangles, arrows, और equation shapes, आदि को अपने excel sheet मे insert कर सकते है।

●      SmartArt- यह किसी information या idea की एक visual representation होती है। यानी कि आप graphics के जरिये information को represent करते है जिससे उससे समझना आसान हो जाता है। आप SmartArt option पर click करके अपनी जरूरत के अनुसार विभिन्न layouts में से कोई भी graphics चुन सकते है।

●      Screenshot- आप इस option की मदद से desktop पर खुली हुई किसी भी window का screenshot, अपने excel sheet मे तुरंत add कर सकते है।

⮚   Charts

Excel में charts बेहद महत्वपूर्ण भूमिका निभाते है। यह एक तरह के tool होते है जिनके इस्तेमाल से आप data को graphically present करते है। इससे complex data को आसान करके समझाया जाता है। Charts section के अंदर विभिन्न commands शामिल होते है, आइये एक-एक करके उनके बारे में जान लेते हैं।

●      Recommended Charts - अगर आप चाहते है कि excel आपके data की जरूरत के हिसाब से आपको charts recommend करे तो आप इस option का इस्तेमाल कर सकते है। इसके लिए आप worksheet में अपने data को select करें और फिर इस option पर click करें। आपको उन charts की एक list दिखाई देगी जो आपके data के हिसाब से सबसे best fit होंगे।

●      Insert Column Chart - इस option पर click करके आप अपने select किये गए data को column chart में convert कर सकते है। इस प्रकार के chart का use विभिन्न categories में values को compare करने के लिए होता है। जैसा की हमें cricket में देखने को मिलता है, उसमें हमें कभी कभी कुछ charts दिखाए जाते है, जिसमें कुछ bars होते है, जो की यह दर्शाते है की किस over में कितने runs गए है।

●      Insert Line Chart - इस option की मदद से हम Line chart बना सकते है। इस प्रकार के chart का इस्तेमाल आप समय के साथ बदलते trends या जानकारी को दिखाने के लिए कर सकते है।

●      Insert Pie or Doughnut Chart - इस option की मदद से हम Pie chart बना सकते है। Pie chart एक circle की तरह होते है, जिसे कुछ टुकड़ों में बांटा जाता है और हर एक टुकड़े अलग अलग data को दर्शाते है। जैसे यदि किसी data की value ज्यादा है तो वह टुकड़ा बड़ा होगा और value कम है तो छोटा होगा। इसी तरह से सभी टुकड़े पूरा data समझने के काम आते है।

●      Insert Bar Chart - इस option की मदद से हम bar chart बना सकते है, यह column chart जैसा ही होता है, बस column chart में bars vertical यानि सीधे होते है और इसमें bars horizontal होते है। 

●      Insert Area Chart - इस option की मदद से हम area chart बना सकते है। यह बिलकुल Line chart की तरह होता है, लेकिन इसमें lines के नीचे का area भरा होता है।

●      Insert Scatter (X, Y) or Bubble Chart - इस option की मदद से हम Scatter chart बना सकते है, इसे x, y chart भी कहते है। यह chart बहुत सारी values के sets के बीच के सम्बंध को दिखाने के लिए इस्तेमाल किया जाता हैं।

●      Insert Stock, Surface or Radar Chart - इस option की मदद से हम विभिन्न प्रकार के charts बना सकते है, जैसे Stock, Surface or Radar Chart. इसके Drop-down arrow में click करने पर आपको stock, surface और radar chart के different types देखने को मिल जाते है।

●      Insert Combo Chart - यह दो column chart और दो line graph का या एक column chart और एक line graph का combination होता है। इस प्रकार के chart का use तब किया जाता है जब आपके पास mixed types का data होता है।

●   Pivot Chart - इस प्रकार के chart का उपयोग data को graphically summarize करने और complicated data का पता लगाने के लिए किया जाता हैं।

⮚   Reports

इस option का use हमारी excel sheet में power view report को insert करने के लिए किया जाता है। इस option की मदद से आप beautiful और interactive report बना सकते है।

⮚   Sparklines

Sparklines छोटे charts होते हैं जो excel worksheet के एक cell में रहते है। इन mini charts का use समय के साथ बदलते trends या dataset में variation को दिखाने के लिए किया जाता है। Sparklines section में हमे तीन option देखने को मिलते हैं, Line Sparkline, Column Sparkline और Win/Loss Sparkline.

⮚   Filters

आपको Filters section के अंदर दो option, Slicer और Timeline देखने को मिलेंगे। आप अपने PivotTable data को filter करने के लिए इनका use कर सकते है।

●      Slicer - इस option का use Data को visually filter करने के लिए किया जाता हैं । यह Tables, Pivot Tables, और Pivot Charts को filter करके तेज और आसान बनाते है।

●      Timeline - इस option की मदद से आप PivotTable data को dates के अनुसार filter कर सकते है।

⮚   Links

●      Hyperlink- इस option की मदद से आप अपने document में एक hyperlink create कर सकते है। यह link किसी existing file अथवा web page या आपके document में ही किसी स्थान का हो सकता है। आप इस option को Ctrl + K shortcut की मदद से भी इस्तेमाल कर सकते हैं।

⮚   Text

Text section मे हमें 5 option देखने को मिलते है-

●      Text Box - इस option की मदद से आप अपने worksheet में कहीं भी एक text box draw कर सकते है। यह आपको अपनी file में text add करने की सुविधा देता है।

●      Header & Footer - इस option की मदद से आप अपनी worksheet में header और footer insert कर सकते है। यह file name, date और time जैसी जानकारी दिखाने के लिए उपयोगी है, जो की आपके worksheet के हर page के ऊपर और निचे आप को दिखाई देगा।

●      WordArt -  इस option का use करके आप text में special effects और विभिन्न font style add कर सकते है। आपको इसमें बहुत सारे styles देखने को मिलते है, जिसकी मदद से आप अपने text को बहुत आकर्षित बना सकते हैं।

●      Signature Line - आप इस option का इस्तेमाल करके एक signature line insert कर सकते है, जो उस व्यक्ति को specify करेगी जिसे signature करना है।

●      Object - अगर आप अपनी excel sheet के अंदर अन्य software से objects को embedded करना चाहते है तो इस option का use करके आप ऐसा कर सकते हैं। जैसे की कोई Bitmap image या Microsoft PowerPoint Presentation और ऐसे ही कई option आपको इसमें मिल जाते है।

⮚   Symbol

इस section में मौजूद option की मदद से आप worksheet में mathematical equations और different category के symbols insert कर सकते है।

●      Equation - इस option का use अपने document में common mathematical equations को add करने के लिए किया जाता है, जैसे किसी वृत्त का क्षेत्रफल (area of a circle) या द्विघात सूत्र (quadratic formula). इससे आप अपने खुद के equations भी बना सकते हैं।

●      Symbol - इस option की मदद से आप अपने worksheet में वो characters add कर सकते है जो की हमें अपने keyboard पर देखने को नहीं मिलते, जैसे की कोई Mark या कोई unique symbol, वह सब हम इस option से add कर सकते है।

 ⮚   Conclusion/ निष्कर्ष

तो आज के इस article मे हमने आपको MS Excel के Insert Tab के बारे में जानकारी दी, हमने पूरी कोशिश की, कि Insert Tab के हर एक option को सरल से सरल भाषा मे आपको समझा सके, यदि आपको हमारी यह कोशिश पसंद आई हो तो आप इसे शेयर जरूर करे।

By- Manoj kumar

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MS Excel Home Tab in Hindi - होम टैब के बारे में पूरी जानकारी

 

हमने आपको अपने एक article में MS Excel के बारे में जानकारी दी थी। हमने उसमें आपको MS Excel क्या है, MS Excel के पांच महत्वपूर्ण घटक, MS Excel के संस्करण, MS Excel स्क्रीन को पहचाने, MS Excel के उपयोग, MS Excel कैसे सीखे, etc के बारे में बताया था।तो आज हम आपको MS Excel के पहले टैब Home Tab के बारे में जानकारी देंगे।

MS Excel मे Home Tab क्या है?

Home Tab, MS Excel का सबसे पहला tab है, इस tab में हमें अपने text या data को format करने के लिए कईं तरह के option देखने को मिल जाते है, जैसे की इस tab के मदद से हम अपने data को copy, cut, paste कर सकते है। इसके अलावा हम अपने text के font को बदल सकते है, उसके color को बदल सकते है और ऐसे ही ओर भी ढेर सारे option text formatting से संबधित हमें इसमें देखने के लिए मिल जाते है। इस Tab को access करने के लिए आप mouse की मदद से Home Tab पर click कर सकते है या फिर आप Alt + H shortcut का use कर सकते है।

MS Excel Home Tab Sections (एमएस एक्सेल में होम टैब सेक्शन और उनका कार्य)

MS Excel में Home Tab एक default tab है जिसमें बहुत सारे जरूरी options मौजूद होते है, जिन्हें हम command भी कहते है। ये सभी command 7 group के अंतर्गत आते है जिसमें-

o   Clipboard.

o   Font.

o   Alignment.

o   Number.

o   Styles.

o   Cells.

o Editing.

तो चलिए अब हम एक-एक करके इन सभी Group के अंतर्गत आने वाले command और उनके use के बारे में जानेंगे।

⮚   Clipboard

MS Excel की Home Tab में Clipboard group आपको सबसे पहले दिखाई देगा। इस group के अंतर्गत कुछ महत्वपूर्ण options आपको देखने को मिल जाते है। इन option की मदद से हम cut, copy, paste जैसे basic कार्य कर सकते है। आइये अब इनके use के बारे में जाने।

1.     Cut- अगर आपको अपनी excel sheet में data को एक जगह से remove करके दूसरी जगह ले जाना है तो उसके लिए Cut command को use किया जाता है। जब आप data को select करके Cut command पर click करते है तो इसका मतलब यह नहीं है कि आपका data remove हो गया बल्कि वह clipboard में save हो जाता है, जिसके बाद आप Paste command का use करके उसे excel sheet में किसी दूसरी जगह पर paste कर सकते है। इस option को use करने के लिए आप Ctrl + X shortcut key का भी use कर सकते है।

2.     Copy- इस option या command का use करके हम excel sheet में मौजूद data को copy करके कहीं और paste कर सकते है। Cut और Copy command के function वैसे तो समान है, लेकिन जब हम select किये गए data को Cut करते है तो वह अपने वर्तमान स्थान से remove हो जाता है जबकि Copy करने पर data अपने वर्तमान स्थान में बना रहता है। इस option को use करने के लिए आप Ctrl + C shortcut key का भी use कर सकते है।  

3.     Paste- इस command का use, Cut और Copy किये गए data को कहीं और paste करने के लिए किया जाता है। यह command हमें excel sheet में data को एक स्थान से copy करके उसे दूसरे स्थान में रखने की अनुमति देता है। इस option को use करने के लिए आप Ctrl + V shortcut key का भी use कर सकते है।

4.     Format Painter- अगर आप किसी particular cell (या range) के format को excel sheet की अन्य cell (या range) पर apply करना चाहते है तो इस command का use कर सकते हैं। ऐसा करने के लिए उस cell को select कीजिये जिसका format आप अन्य cell में copy करना चाहते है, फिर format painter के option पर click करें, अब जिस भी अन्य cell में आपको वो format apply करना है उस पर click कर दीजिये। ऐसा करने से formatting automatically apply हो जाएगी।

⮚   Font

MS Excel की Home Tab में Font group बेहद महत्वपूर्ण है, इसमें वो option या command मौजूद होते है जिनकी जरूरत हमें excel sheet में काम करते वक्त अक्सर पड़ती है। इस group में मौजूद option का use करके हम text को अपने हिसाब से format कर सकते है। मतलब हम text को बढ़ा-छोटा, उसका color change करना, font style बदलना, text को highlight करना, और भी बहुत कुछ कर सकते है। Font group में विभिन्न command शामिल हैं जैसे कि-

●      Font- इस group मे आपको सबसे पहले Fonts देखने को मिलता है। यह एक लंबा सा bar होता है, जिसमें आपके document के font का नाम लिखा होता है। जो की आमतौर पर Calibri होता है। जैसे ही आप उस bar पर click करेंगे तो आपको बहुत सारे font style देखने को मिल जाएंगे। जिन्हे आप अपनी आवश्यकता के अनुसार किसी एक font style को pick कर सकते है।

●      Font Size- इस option की मदद से आप अपने text के size को बड़ा या छोटा अपने हिसाब से adjust कर सकते है।

●      Increase Font Size- अपने text को उसके current size (12) से next larger size (14) तक increase करने के लिए इस option का use कीजिये। प्रत्येक click से आपका text थोड़ा बड़ा होता जाएगा।

●      Decrease Font Size- अपने text को उसके current size (12) से next smaller size (11) तक decrease करने के लिए इस option का use करें। प्रत्येक click से आपका text थोड़ा छोटा होता जाएगा।

●      Bold-  इस option का use text को bold करने के लिए होता है। इसका मतलब की आपका selected text थोड़ा मोटा और काला हो जाता है। जैसे की हमने उदाहरण  मे लिखा हुआ है। इस option को आप Ctrl + B shortcut की मदद से भी use कर सकते हैं।    उदहारण- MS Excel

●      Italic- इस option की मदद से आपका selected text थोड़ा टेढ़ा हो जाता है, जैसे की हमने उदाहरण मे लिखा हुआ है। इस option को आप Ctrl + I shortcut की मदद से भी use कर सकते हैं।  उदहारण- MS Excel

●      Underline- इस option की मदद से आपका selected text underline हो जाता है। इस option को आप Ctrl + U shortcut की मदद से भी use कर सकते हैं। उदहारण- MS Excel

●      Bottom Border- इस option का use करके आप select की गई cell में border apply कर सकते है। इसके drop-down option पर click करने पर आपको कई command देखने को मिलते है जैसे, Top Border, Left Border, No Border, All Border etc.

●      Fill Color- यह option cells को अलग दिखाने के लिए उनके background पर color apply कर देता है। इसका use आप excel sheet में किसी महत्वपूर्ण cell को highlight करने के लिए कर सकते है।

●      Font Color- अगर आप किसी text को select करे और फिर Font color option पर click करे तो इससे आपके select किये गए text पर color apply हो जाएगा। आप अपनी सुविधानुसार text को कोई भी color दे सकते है।

⮚   Alignment

Font के बाद हमें Alignment group देखने को मिलता है। Alignment group में वो options मौजूद होते है जिनकी मदद से हम text की alignment को adjust कर सकते है। मतलब की उस cell में text right में होगा, left में होगा या बीच में होगा, यह सब हम इस option की मदद से कर सकते है। Alignment group में text की alignment को adjust करने के लिए ओर भी option देखने को मिल जाते है-

●      Top Align- इस option पर click करने पर आपके द्वारा select किया गया text उसकी cell के top में align हो जाएगा।

●      Middle Align- इस option की मदद से आप text को cell के बीच में कर सकते है, मतलब की आप text को top और bottom cell के center में place कर सकते है।

●      Bottom Align- इस option पर click करके आप text को cell के bottom में place कर सकते है।

●      Align Left- इस option की मदद से आप text को cell के left side में move कर सकते हैं। शुरू में आपको यह option ON ही मिलता है।

●      Center- इस option की मदद से आप text को cell के center में place कर सकते है, यानि की ना अधिक left ना अधिक right.

●      Align Right- इस option का use करके आप text को cell के right side में move कर सकते है।

●      Orientation- यह option text को diagonally और vertically rotate करने में मदद करता है। इसकी मदद से आप अपने text को विभिन्न angle में rotate कर सकते है।

●      Decrease Indent- इस option की मदद से आप text को cell border के करीब ले जा सकते है।

●      Increase Indent- इस option की मदद से आप text को cell border से दूर ले जा सकते है।

●      Wrap Text- यदि आपने किसी cell में कोई लंबा text लिख दिया है और अब चाहते है की यह text आपको पूरा दिखे और यह किसी और cell को भी छुपाये ना, तो आप इस option का इस्तेमाल कर के उसे multiple lines में wrap कर सकते है जिससे वह आपको पूरा दिखाई देंगा।

●      Merge & Center- इस option की मदद से आप कई cell को एक larger cell में combine कर सकते है और उसके अंदर जो text होगा वह उस cell के center मे आ जायेगा।

⮚   Number

MS Excel की Home Tab में चौथा ग्रुप Number group है। इस tab में मौजूद options के उपयोग से आप अपने data में different number formats लागू कर सकते है। जैसे आप numbers को percentages, currency, date, time, आदि के रूप में display कर सकते है। आइये इस tab में मौजूद different number formats के बारे में जाने।

●      Number Format- यह option हमें सभी उपलब्ध number formats की एक list प्रदान करता है। आप अपनी जरूरत के हिसाब से किसी एक format को चुनें जैसे number, currency, accounting, आदि। अगर आप कोई format लागू नहीं करना चाहते तो general option को select रहने दे।

●      Accounting Number Format- इस option का उपयोग करके आप cell की value को different currency format जैसे dollar, euros, rupees, आदि में बदल सकते है।

●      Percent Style- यह option आपके select किये गए cell की value में percent number format को apply करता है। इस option को आप Ctrl + Shift + % shortcut की मदद से भी use कर सकते हैं।

●      Comma Style- यह option आपके select किए गए cell में comma style format को लागू करता है। मतलब की इस option की मदद से Value में decimal आ जाते है, जैसे की यदि आपने 50 लिखा और उसपे यह option प्रयोग किया तो Value 50.00 हो जाएगी।

●      Increase Decimal- यह option select किये गए cell की value में one decimal place जोड़ता है। मतलब की इसकी मदद से आप Number के decimal के बाद कितनी संख्या है उसको बढ़ा सकते हैं, इस से आप किसी number को और accurately देख सकते हैं। 

●     Decrease Decimal- यह option select किये गए cell की value से one decimal place को हटाता है। मतलब की इसकी मदद से आप decimal के बाद की जो संख्या है, उन्हे घटा सकते हैं।

⮚   Styles

MS Excel की Home Tab में पाँचवा ग्रुप Styles group है। Style group की मदद से आप cells में different styles को apply कर सकते है। इसमें मौजूद options की मदद से हम अपनी cells की formatting कर सकते है, इसमें हमें formatting करने के लिए अलग तरह के option देखने को मिलते है जैसे कि-

●      Conditional Formatting- इस option का use करके आप conditional formatting को cells की range में लागू कर सकते है। Conditional formatting का meaning होता है कि condition के आधार पर format करना। उदाहरण के लिए हमारे पास एक marksheet table है तो उसमे वही cells red color में highlight होगी जिनकी value 50 से अधिक हो। यह एक तरह के predefined rules है। Conditional formatting के drop-down पर click करने पर various option display होते है, जैसे कि highlight cells rules, top/bottom rules, data bars, color scales, icon sets, new rules, clear rules और manage rules, आदि।

●      Format as Table- इस option के इस्तेमाल से आप cells की एक range को एक table में convert कर सकते है तथा उसमें different table styles लागू कर सकते है और इसे जैसा चाहे वैसा design कर सकते है।

●      Cell Styles- इस option में आपको cells के लिए पहले से बने कुछ styles मिल जाते है। आप इस option की मदद से cells में अलग-अलग colorful styles, cell shading, borders और अन्य formatting लागू कर सकते है।

⮚   Cells

MS Excel की Home Tab में छँटवा ग्रुप Cells group है। इसमें हमे 3 option देखने को मिल जाते है। इन option की मदद से आप अपने workbook में cells, columns, rows और Sheets को add कर सकते हैं या फिर Delete कर सकते हैं। इसके अलावा आप उन्हे Format भी कर सकते हैं।

     ●      Insert- इस option की मदद से आप अपनी excel sheet में new Cell, Column,                  Row या फिर एक new Sheet को add कर सकते हैं।

●      Delete- इस option की मदद से आप cells, rows, columns और sheet को delete कर सकते हैं।

●      Format- इस option में click करने पर आपको कई command देख़ने को मिलती हैं, जिनकी मदद से आप cell के size को change कर सकते है, row की height या column की width को change कर सकते हैं, cell को hide और unhide कर सकते है, sheet को protect कर सकते है, आदि।

⮚   Editing

सबसे आखिर मे हमें Editing group देखने को मिलता है, इसमें हमे 5 option देखने को मिलते है।

●      AutoSum- यह एक excel function है जिसका use calculation करने के लिए होता है। Sum function का use करके आप cells की value को add करते है। इस option पर click करने पर आपको अन्य functions जैसे average, count number, max, min, आदि देख़ने को मिल जाते है।

●      Fill- इस option की मदद से आप select की गई cell के data या pattern को किसी भी direction में अन्य cells में fill कर सकते है। जैसे की यदि आप ने एक cell में 2 लिखा और दूसरी cell में 4 लिखा और यदि आप चाहते है की आगे भी data ऐसे ही 2-2 के gap से आए, तो आप को यह पूरा type करने की जरूरत नहीं है, बस आप 2 और 4 वाली cell को select करते हुए उतनी खाली cells select कर लीजिए जहां तक आप इस data को ले जाना चाहते है और फिर Fill option पर click करें और फिर Series option पर click करें और फिर ok कर दे, आपको data मिल जाएगा।

●      Clear- इस option का use आप select की गई cell (or range) से सब कुछ clear करने या सिर्फ formatting, content, comments or hyperlink clear करने के लिए कर सकते है।

●      Sort & Filter-  इस option की मदद से आप data को ascending or descending order में sort कर सकते है। मतलब smallest से largest (0 से 9 या A से Z) और largest से smallest (9 से 0 या Z से A) में arrange कर सकते है। यह option आपको अपने data को organize करने देता है ताकि analyze करना आसान हो। इसके अलावा drop down menu में मौजूद filter option पर click करके आप specific value को filter कर सकते है।

●      Find & Select- इस option में click करने पर आपको कई और option दिखाई देंगे जिनकी मदद से आप workbook में किसी भी text को find और replace कर सकते है। यहां आपको कई option मिलेंगे जैसे कि find, replace, go to, go to special, formulas, comment, conditional formatting, constants, data validation, select object और selection pane.

 ⮚   Conclusion/ निष्कर्ष

तो आज के इस article मे हमने आपको MS Excel के Home Tab के बारे में जानकारी दी, हमने पूरी कोशिश की, कि Home Tab के हर एक option को सरल से सरल भाषा मे आपको समझा सके, यदि आपको हमारी यह कोशिश पसंद आई हो तो आप इसे शेयर जरूर करे।

By- Manoj kumar

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