PPT क्या है ? (What is PPT ?) PPT full form in हिंदी

इस article में आज हम PPT के कुछ महत्वपूर्ण बिंदु पर बात करेंगे और ये भी जानेंगे कि एक प्रभावी PPT कैसे बनाया जाता है।

⮚   PPT full form in हिंदी - PPT को हिंदी मे क्या कहते हैं?

PPT का full form 'Power Point Presentation' होता हैं, जिसे हिंदी भाषा मे 'पावर पॉइंट प्रदर्शन', 'प्रस्तुत करना' या 'पेश करना' कहा जाता है। यह एक presentation tool है जिसके लिए हम अपने ideas को visually impressive तारिके से present कर सकते हैं। यह tool आजकल लगभग सभी fields में काम आता है, चाहे वो business, education, medicine, या कोई भी field हो।

⮚   What is PPT ? - PPT क्या है ? 

PPT का मतलब होता है "Power Point Presentation". यह Microsoft Corporation द्वारा विकसित किया गया एक computer software है जो presentations create करने और present करने के लिए इस्तेमाल होता है। PPT का default file extension .ppt होता हैं। PPT में हम text, images, charts, graphs, videos और animations का use करके अपने information को आकर्षक तरीके से present कर सकते हैं। यह tool लगभग सभी fields में काम आता है, जैसे की education, business, marketing, medicine और engineering. PPT के जरिए हम अपने ideas और concepts को आसान और असरदार तरीके से समझा सकते हैं।

⮚   PPT की विशेषताएं (Features of PPT) 

PPT, यानी की Power Point Presentation एक बहुत ही versatile tool है जिसके जरिए हम अपने ideas और concepts को visually impressive तरीके से presents कर सकते हैं। PPT के कुछ important features नीचे दिए गए हैं -

1. Theme - PPT में बहुत सारे pre-designed themes available होते हैं जिनका इस्तेमाल करके हम अपने presentation का look customize कर सकते हैं।

2. Slide Layout - PPT के द्वारा हम एक slide में multiple layouts का इस्तेमाल कर सकते हैं। ये विभिन्न प्रकार के content के लिए मददगार है, जैसे की text, images, charts, graphs और tables.

3. Templates - PPT में पहले से तैयार किए गए templates available होते हैं, जो आपके presentation के लिए काफी मददगार होते हैं। यह templates different designs, color schemes, और fonts के साथ आते हैं, जिसके लिए आप आसानी से professional दिखने वाले presentations बना सकते हैं।

4. Animation - PPT में हम slides को animate कर सकते हैं। इसके जरिये हम text, image और अन्य elements को move कर सकते हैं और presentation को visually interesting बना सकते हैं।

5. Multimedia - PPT के अंदर हम image, video और audio का इस्तेमाल कर सकते हैं। ये multimedia आपके presentation को interesting और interactive बनाते हैं।

6. Charts and Graphs - PPT में हम charts और graphs का उपयोग करके data को आकर्षक तारिके से present कर सकते हैं।

7. Transitions - PPT में बहुत सारे transitions available होते हैं, जिनके जरिये आप एक slide से दूसरे slide में आसानी से transition कर सकते हैं।

⮚   एक effective PPT कैसे बनाये ?

1. Define your objective - अपने PPT के objectives को अच्छी तरह से define करें। ये आपके presentation को organize करने में मदद करेगा।

2. Choose a theme - एक effective PPT बनाने के लिए आप एक आकर्षक theme को choose करें। आप PowerPoint के built-in themes का प्रयोग कर सकते हैं या फिर खुद का theme design कर सकते हैं।

3. Create an outline - अपने PPT को effective बनाने के लिए एक रूपरेखा बनाएं। ये आपकी जानकारी को व्यवस्थित करने में मदद करेगा।

4. Use effective visuals - अपने PPT को effective बनाने के लिए आप effective visuals का प्रयोग कीजिये। जैसे- images, graphs, charts, और videos का प्रयोग करें।

5. Use bullet points - अपने PPT को effective बनाने के लिए आप अपने PPT मे Bullet point का प्रयोग करके जानकारी को संक्षिप्त रखें।

6. Limit Text - एक effective PPT में text का ज्यादा उपयोग न करें, text को limit में रखें, क्यूंकि ज्यादा text से दर्शकों के बोर होने की संभावना है।

7. Practice - जितना हो सके अपने PPT का बार-बार practice करें। अपने PPT को practice करने से आप अपने presentation को बेहतर तरीके से present कर सकते हैं और अपनी performance को बेहतर कर सकते हैं।

⮚   How to create a PPT file? - PPT file कैसे बनाते हैं? 

PPT file बनाने के लिए आपको कुछ steps follow करने होंगे जो की हमने नीचे विस्तार से बताये है -

1. सबसे पहले आपको अपने computer मे MS Power Point को open करना होगा। इसके लिए Start button पर click करके All Programs में जाए फिर All Programs में आपको MS Office का option मिलेगा। आप उस पर click करें और फिर MS Power Point को select करें।

2. इसके बाद एक नया window खुल जायेगा। इसमें आपको एक Blank Presentation का option दिखाई देगा, अब आप New Blank Presentation के option पर click करें।

3. अब, Home Tab में आपको New Slide का option मिलता है, वहाँ से आप जितनी चाहे उतनी New Slide को अपनी PPT मे Insert कर सकते है।

4. अब आप अपनी slides में Text Box को Insert करके उसमे text को add or type कर सकते है और अपनी Power Point presentation बना सकते है।

5. आपने जो text type किया है उसका color, font, size भी आप बदल सकते है। उसके लिए आपको बस उस text को select करना है और Home tab के Font section के options से आप changes कर सकते हैं।

6. आप Design tab पर click करके अपने Slide मे design add कर सकते है। इस option में आपको बहुत सी design देखने को मिलेगी। आपको जो भी design अच्छी लग रही है उसे select कर के अपनी slide मे add कर लीजिये।

7. आप Insert tab की मदद से अपनी slide मे audio, video और photos add करके लगा सकते है। इस option के द्वारा आप अलग-अलग तरह के Shapes भी अपनी slide मे add कर सकते है।

8. आप अपनी Power Point slide मे text और images पर Effect apply कर सकते है।अपने text पर Effect देने के लिए आप Animation tab का प्रयोग कर सकते है। जिस text पर आप animation effect देना चाहते है पहले उस Text को select कीजिये और फिर Animation Tab पर click करके कोई एक effect को select करके, animation apply कर दीजिये।

9. आपकी Presentation कैसी बनी है, उसको check करने के लिए Slideshow tab पर click करके PPT presentation check कर सकते है।

अब Presentation को Save करने के लिये File Menu में जाकर Save option पर click कर के अपनी Presentation को Save कर लीजिये या सीधे keyboard से Ctrl+S key को press करके अपनी Presentation को save कर सकते हैं।

  ⮚   Conclusion/ निष्कर्ष

इस article में हमने आपको Power Point Presentation क्या हैं, एक प्रभावी PPT कैसे बनायें, के बारे में जानकारी दी। हमने पूरी कोशिश की, कि आपको Power Point Presentation के हर एक important points को सरल से सरल भाषा मे समझा सके। यदि आपको हमारी यह कोशिश पसंद आयी हो और आपको इस article से कुछ सीखने को मिला हो, तो इसे share जरूर कीजिए। यदि आपका कोई सवाल है तो हमें comments में जरूर लिख कर बताए।

MS Excel View Tab in Hindi - View Tab का use कैसे करें

आज के इस article में हम आपको MS Excel में View Tab का Use कैसे करें इस बारे में बताएंगे। जिसके अंतर्गत हम आपको View tab के सभी commands और उनके उपयोग के बारे में विस्तार से बताएंगे।

MS Excel में View Tab क्या है?

MS Excel में View Tab का use हम अपने document को अलग-अलग workbook view जैसे normal, page break preview, custom views, आदि में देखने के लिए करते है। View tab में शामिल options आपको यह changes करने की अनुमति देते है कि आप अपने document को कैसे देखना चाहते है। इस tab की मदद से आप ruler, formula bar, gridlines और headings को show/hide भी कर सकते है।

MS Excel में View Tab को access करने के लिए आप Alt + W shortcut key का इस्तेमाल कर सकते है या फिर आप mouse की मदद से भी इस tab को access कर सकते हैं।

MS Excel में View tab के sections 

MS Excel के View Tab में हमें 5 groups/section देखने को मिलते है -

1. Workbook Views.

2. Show.

3. Zoom.

4. Window.

5. Macros.

तो चलिए MS Excel में View Tab के groups/section को विस्तार से जान लेते है -

⮚   Workbook Views

MS Excel में View Tab के इस section में शामिल option की मदद से आप अपनी Excel workbook को विभिन्न layouts में view कर सकते है। Default रूप से Excel workbook Normal view में set होती है। इस tab में हमें 4 option देखने को मिलते है -

● Normal - यह option हमें पहले से ही selected मिलता है, यानि कि Default रूप से Excel Workbook Normal View में set होती है। इस option में हमें अपनी workbook बिल्कुल normal या Standard Format में दिखती है।

● Page Break Preview - इस option का use आप यह देखने के लिये कर सकते है कि जब आप अपने document को print करेंगे तो page break कहां-कहां आयेगा। Page break का मतलब, जहां पर एक page खत्म होता है और दूसरा page शुरू होता है, उसे page break कहते है।

● Page Layout - इस option पर click करते ही आपका document अलग-अलग pages में break हो जाता है, जिससे आप यह देख सकते है कि आपका document कितने pages में divide है। इसके अलावा आप pages में headers और footers को भी add कर सकते है। इस option की मदद से आपको यह पता चलता है कि आपका document printing page पर कैसा दिखेगा।

● Custom Views - इस option पर click करने से एक Custom Views का dialog box display होता है। जिसमे आप को hidden rows/columns और print settings देखने को मिलते है। जिससे आप अपनी current display और print settings को एक custom view के रूप में add कर सकते है, और फिर जरूरत पड़ने पर इसे तुरंत show कर सकते है।

⮚ Show

Workbook Views के बाद हमें Show option/section देखने को मिलता है। इसके subsection में हमें 4 option मिलते है, इन option की मदद से आप अपनी worksheet में Ruler, Gridlines, Formula Bar इत्यादि को on या off कर सकते है।

● Ruler - यह option हमें by default ON मिलता है। Ruler का उपयोग worksheet में items की width और height को measure या align करने के लिए किया जाता है। Excel में ruler को show/hide करने के लिए ruler के box को check और uncheck करें।

● Gridlines - यह rows और columns की lines होती है जो worksheet में cells को अलग करती है। आप gridlines के checkbox को check और uncheck करके इसे sheet में show/hide कर सकते है।

● Formula Bar - इसके checkbox को check और uncheck करके आप formula bar को workbook में show/hide कर सकते है। Formula bar बिल्कुल ruler के ऊपर स्थित होता है जिसमें आपको currently में selected cell का data show होता है।

● Headings - Column headings और row numbers को show/hide करने के लिए headings checkbox को check और uncheck करें। आपकी excel sheet में left side में जो numbers लिखे होते है उन्हे row headings कहते है, वहीं आपकी sheet में ऊपर जो letters या alphabets लिखे होते है उन्हे column headings कहते है।

⮚   Zoom

View tab में हमे अगला ग्रुप Zoom section/group देखने को मिलता है। इसमें हमें 3 option मिलते है-

● Zoom - इस option पर click करने से Zoom dialog box display होता है, जिससे आप worksheet के zoom level को कम या ज्यादा कर सकते है। आप document के नीचे status bar से भी अपने document को zoom कर सकते हैं। इसी के साथ आप Ctrl + Mouse के scroll की मदद से भी zoom in या zoom out कर सकते है।

● 100% - इस option की मदद से आप अपनी sheet के zoom level को 100% पर ला सकते है, जो की document का normal zoom होता है।

● Zoom to Selection - जब आप अपनी sheet में cells की एक range को select करके इस option पर click करेंगे तो सिर्फ उतना ही area zoom होगा।

⮚   Window

Zoom के बाद हमें Window का section देखने को मिलता है। इसमें हमें 10 option देखने को मिलते है। यदि आप Excel में एक साथ अलग अलग sheets को open कर के उन्हे आपस में compare करना चाहते है तो इस section के option की मदद से आप ऐसा कर सकते है। इसी से संबधित आपको इसमें कईं सारे option देखने को मिल जाते है।

● New Window - इस option पर click करने से एक second window open होती है, जिससे आप एक ही समय में अलग-अलग जगहों में काम कर सकते हैं।

● Arrange All - इस option पर click करने से एक Arrange Window dialog box display होता है, जिससे आप सभी open windows को विभिन्न तरीकों से arrange कर सकते है ताकि आप उन्हें एक बार मे देख पाए।

● Freeze Panes - इस option की मदद से आप worksheet के एक portion को freeze कर सकते है ताकी आपके worksheet में scroll करने पर भी यह portion आप के लिए visible रहें। इस option का इस्तेमाल करने के लिये उस cell को select करें जहां से ऊपर के columns और rows को आप freeze करना चाहते है, फिर Freeze Panes के option पर click करें, आपके सामने अन्य option display होंगे, फिर से Freeze Panes पर click करें। इसके अलावा आप sheet में top row और first column को भी freeze कर सकते है।

● Split - इस option की मदद से आप अपनी Window को दो अलग-अलग panes (भागों) में divide कर सकते हैं, जिन्हें फिर आप separately scroll कर पाएंगे और एक ही समय पर आप अपनी worksheet के अलग-अलग parts को access कर सकते हैं।

● Hide - इस option की मदद से आप अपनी current excel window को hide कर सकते हैं।

● Unhide - यह option तब ON होता है जब आप किसी window को hide कर देते हैं। इस option की मदद से आप अपनी hide की गई window को unhide कर सकते हैं।

● View Side by Side - अगर आपने दो excel window open की हुई है और अब आप दोनों window को side by side देखना चाहते है, तो उनके बीच switch करने के बजाए आप इस option की मदद से उन्हें साथ-साथ देख सकते है।

● Synchronous Scrolling - यदि आप अपनी windows को side by side देख रहे है और अब आप चाहते है की यह दोनों windows साथ में scroll हो, तो यह option आपको दो excel window को एक साथ scroll करने मे मदद करता है। इससे दो document को line by line compare करने और differences को scan करने मे मदद मिलती है। इस option को enable करने के लिए View Side by Side option को turn on करें।

● Reset Window Position - यदि आपने side by side की हुई windows की position को बदल दिया है और अब आप चाहते है की उन windows की position पहले जैसी हो जाए तो आप इस option की मदद से उनकी position को reset कर सकते है। इससे वह दोनों equally screen share करेंगे।

● Switch Window - आपने जितनी भी Excel windows वर्तमान में open की है, इस option पर click करने से उनकी एक list आपके सामने display होती है। आप list में से किसी भी window title पर click करके अन्य window पर switch कर सकते है।

⮚   Macros

MS Excel के View Tab मे हमे सबसे आखिर मे Macros section/group देखने को मिलता है। जब हम MS Excel में काम करते है तो कुछ ऐसे task होते है जिन्हें हम बार-बार करते है। इन्हें Macro feature की मदद से आप उन tasks को record करके automate कर सकते है। अब जब अगली बार आपको उन tasks को करने की जरूरत पड़े तो आप record किये गए macro को run कर सकते है। आप Alt + F8 shortcut key की मदद से भी macros को run कर सकते हैं।

Macros option पर click करने पर हमे उसमे 3 sub-option देखने को मिलते है -

● View Macros - Record किये गए macros की list देखने और उनके साथ काम करने के लिए इस option का use किया जाता हैं।

● Record Macro - इस option का use Macro record करने के लिए किया जाता हैं। आप जो भी command perform करेंगे वह Macro में save होता जायेगा। Recording को रोकने के लिए आप Stop Recording के option पर click कर सकते हैं। यह option Record Macro की जगह मिल जायेगा।

● Use Relative References - Relative references का use करें ताकि macro को प्रारंभिक selected cell के relative actions के साथ record किया जा सके।

  ⮚   Conclusion/ निष्कर्ष

इस Article में हमने आपको MS Excel के View tab के बारे में जानकारी दी। हमने पूरी कोशिश की, कि आपको View Tabs के हर एक option को सरल से सरल भाषा मे समझा सके। यदि आपको हमारी यह कोशिश पसंद आयी हो और आपको इस article से कुछ सीखने को मिला हो, तो इसे share जरूर कीजिए। यदि आपका कोई सवाल है तो हमें comments में जरूर लिख कर बताए।

By- Manoj kumar

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MS Excel Review Tab in Hindi - Review Tab का Use कैसे करें

आज के इस article में हम आपको Excel में Review tab का use करना सिखाएंगे। जिसके अंतर्गत हम आपको इस tab में दिए गए सभी options के uses के बारे में विस्तार से बताएंगे। जिससे आपको MS Excel Review tab की पूरी जानकारी हो जायेगी।

MS Excel में Review Tab क्या हैं ?

MS Excel में Review Tab आपको Data और View tab के बीच मे देखने को मिलता हैं। इस Tab में workbook को review करने से सम्बंधित options दिए गए होते है। जैसे कि आप अपनी Excel workbook में grammar और spelling mistakes को check करके correct कर सकते है, उसकी accessibility check कर सकते है, text को अन्य language में translate कर सकते है, comment insert और delete कर सकते है, sheet/workbook को protect और unprotect कर सकते है, आदि। इस Tab को आप mouse की मदद से access कर सकते है या फिर आप Alt + R shortcut का use कर के भी इस tab को access कर सकते हैं।

MS Excel मे Review tab के section

MS Excel के Review Tab में हमें 4 sections देखने को मिलते है -

1. Proofing.

2. Language.

3. Comments.

4. Changes.

तो चलिए अब इन section के option को विस्तार से जान लेते है-

⮚   Proofing

इसमें हमें 3 option देखने को मिलते है-

● Spelling - इस option की मदद से आप Excel sheet में हुई spelling mistakes को check करके उन्हें correct कर सकते है। इस option को आप keyboard मे F7 key दबा कर भी use कर सकते है।

● Research - इस option पर click करते ही आप को right side में एक pane या bar देखने को मिलता है, जिसमें आप किसी शब्द के बारे में जानकारी प्राप्त कर सकते हैं। यह आपको कुछ dictionaries और encyclopedia के अनुसार उस शब्द कि जानकारी देता हैं। इस option को आप Alt + Left Click दबा कर भी use कर सकते हैं।

● Thesaurus - इस option पर click करते ही आपको Research option जैसा एक pane right side में देखने को मिल जाता है, जिसमें आप किसी शब्द का synonym (पर्यायवाची) ढूंढ सकते हैं, मतलब की उस शब्द जैसा ही मतलब रखने वाला कोई दूसरा शब्द ढूंढ सकते हैं।

⮚   Language

Translate - यदि आप अपने sheet में किसी text को अन्य language में translate करना चाहते है तो आप इस option की मदद से ऐसा कर सकते हैं। इसके लिए आपको बस text को select करना है और फिर आपको इस translate के option पर click कर देना है।

⮚   Comments

इसमें हमें 7 option देखने को मिलते है -

● New Comment - इस option की मदद से आप किसी cell के लिए comment add कर सकते है। इसका इस्तेमाल कई कारणों से किया जा सकता है जैसे document के किसी part के बारे में note add करने के लिए comments का use किया जाता है। आप Shift + F2 shortcut key की मदद से भी अपने text के साथ comment को जोड़ सकते हैं।

● Delete - इस option की मदद से आप Add किये गए comment को delete कर सकते हैं। आप जैसे ही इस option पर click करेंगे, तो उस समय आप ने जिस भी comment वाली cell को select किया हुआ होगा, उस cell से वह comment delete हो जाएगा। 

● Previous - यदि आपके document में बहुत सारे comments है तो इस option की मदद से आप अपने selected comment से previous यानि की पिछले वाले comment पर जा सकते हैं।

● Next - इस option का काम previous option से उल्टा है, इसकी मदद से आप अपने selected comment से next यानि की अगले comment पर जा सकते हैं।

● Show/Hide Comment - इस option की मदद से आप Active cell के comment को show/hide कर सकते हैं। 

● Show All Comments - यदि आप अपने Sheet में add किये गए सभी comments को show या देखना चाहते हैं, तो आप इस option का use कर सकते हैं।

● Show Ink - अगर आपने अपनी sheet में Ink tool की मदद से sheet में draw किया है तो आप इस option की मदद से उसे show या hide कर सकते है।

⮚   Changes

इसमें हमें 6 option देखने को मिलते है -

● Protect Sheet - इस option की मदद से आप अपनी sheet में password लगा सकते है और उस password के बिना, आपकी sheet में कोई changes नहीं कर पाएगा। आप इस option में यह भी तय कर सकते है की password लगा होने पर भी किन किन चीजों में changes किया जा सकता है।

● Protect Workbook - इस option की मदद से आप अपनी workbook को protect कर सकते हैं। जैसे की आप दूसरों को आपकी workbook में structural changes जैसे sheets को add, delete और move करने से रोक सकते हैं।

● Share Workbook - इस option की मदद से आप अपनी workbook को share कर सकते हैं और एक ही workbook में एक ही समय पर कईं लोग एक साथ काम कर सकते है।

● Protect and Share Workbook - इस option की मदद से आप अपनी workbook को share और protect दोनों कर सकते हैं। इसका मतलब आप अपनी workbook को share करते समय उस पर password लगा सकते हैं।

● Allow Users to Edit Ranges - इस option की मदद से आप अपने sheet में किसी specific range पर password लगा सकते है, मतलब की यदि आप उस range में changes करने की कोशिश करोगे, तब आपको password की जरूरत पड़ेगी।

● Track Changes - इस option की मदद से आप अपने document में कहाँ कहाँ changes किए वह track कर सकते हैं। यह option तब काम आता है जब आप किसी document में कुछ changes करते हैं और आप वह changes किसी ओर को भी दिखाना चाहते है। आप किसी cell में जो भी changes करते है, वह आपको एक comment में दिखाई दे जाते है।   

Conclusion/ निष्कर्ष

आज के इस article मे हमने आपको MS Excel के Review Tab के बारे में जानकारी दी, हमने पूरी कोशिश की, कि Review Tab के हर एक option को सरल से सरल भाषा मे आपको समझा सके, यदि आपको हमारी यह कोशिश पसंद आई हो तो आप इसे शेयर जरूर करे।

By- Manoj kumar

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MS Excel Data Tab in Hindi - Data Tab का Use करना सीखें

आज इस article मे हम आपको MS Excel के Data Tab की पूरी जानकारी देंगे। जिसके अंतर्गत हम आपको इस tab में दिए गए सभी options के use के बारे में  बताएंगे। तो चलिए इन options के बारे मे विस्तार से जान लेते है।

MS Excel में Data Tab क्या हैं?

MS Excel मे Data Tab का मुख्य उपयोग external sources से data को import करने और उसे अपनी आवश्यकता अनुसार shape देने के लिए किया जाता है। इसके अलावा हम data में sort & filter option को भी लागू कर सकते है। MS Excel में Data tab Formulas और Review tab के बीच मे मौजूद होता है। आप इसे सीधे mouse से click करके open कर सकते है, या keyboard से Alt + A key को दबाकर भी इसे open किया जा सकता है।

MS Excel में Data Tab Sections -

MS Excel के Data Tab में हमें 5 section देखने को मिलते है -

1. Get External Data.

2. Connections.

3. Sort & Filter.

4. Data Tools.

5. Outline.

तो चलिए अब इन sections के option को विस्तार से जान लेते है -

⮚   Get External Data

यह MS Excel में Data Tab का सबसे पहला section है जो हमें external sources से data import करने की अनुमति देती है। अक्सर हमें किसी अन्य file या अन्य source जैसे MS access, web, text, आदि से data import करने की आवश्यकता होती है, ऐसे में MS Excel का यह group हमें मदद करता है। इसमें हमें 5 option देखने को मिलते है -

● From Access - यदि आप अपनी Excel sheet में MS Access की किसी File को import करना चाहते है, तो इस option की मदद से आप ऐसा कर सकते है।

● From Web - यदि आप internet से किसी web page के data को अपनी excel sheet में import करना चाहते है, तो उसके लिए आप इस option का use कर सकते हैं।

● From Text - इस option की मदद से आप किसी text file को अपने worksheet में import कर सकते है।

● From Other Sources - इस option की मदद से आप अन्य sources जैसे SQL server, Analysis services, XML file, Microsoft Query, आदि से अपने worksheet में data import कर सकते हैं।

● Existing Connections - अगर आपने पहले भी किसी common sources से data import किया हुआ है तो इस option का use करके आप existing connection से data प्राप्त कर सकते है। इसकी मदद से आप यह भी देख सकते है की आपकी worksheet में कहाँ कहाँ से data import किया गया है।

⮚   Connections

MS Excel में Data Tab के इस section में हमें 4 option देखने को मिलते है -

● Refresh All - इस option पर click करके आप external sources से updated data प्राप्त कर सकते है। उदाहरण के लिए- जैसे हमने ऊपर वाले section में देखा कि कैसे हम किसी data को अपने worksheet में import कर सकते है, तो इस option की मदद से हम उस सारी information को update कर सकते है जो की हमारे पास किसी data source से आ रही है। इस option को आप Ctrl + Alt + F5 shortcut की मदद से भी use कर सकते हैं।

● Connections - इस option की मदद से आप workbook के सभी data connections को display कर सकते हैं। इस option में आपको उन सब files और data resources के नाम मिल जाएंगे, जिन्हे आप ने अपनी workbook में add किया है। इसमें आप उन सबको remove कर सकते हैं और उन्हे refresh कर सकते हैं।

● Properties - इस option की मदद से आप अपनी add की हुई data resources की properties को देख सकते हैं और उन properties की settings को change भी कर सकते हैं, इसमें आपको refresh और data formatting जैसी settings देखने को मिल जाती है।

● Edit Links - इस option से आप उन सब दूसरी files को देख सकते है जो कि आपकी spreadsheet से link है और आप इन links को update और remove भी कर सकते है।

⮚   Sort & Filter

MS Excel में Data Tab के इस section में data को sort और filter करने से सम्बंधित option दिए गए है। उदाहरण के लिए अगर आप data को value के आधार पर या किसी word के पहले अक्षर के अनुसार ascending या descending order में set करना चाहते है तो इसके लिए आप sort option का इस्तेमाल कर सकते हैं। इसमें हमें 7 option देखने को मिलते है-

● Sort A to Z - यदि आप अपनी workbook में data को alphabetically (A to Z) या numerically (lowest से highest) क्रम में sort करना चाहते है तो आप इस option का use कर सकते हैं।

● Sort Z to A - यदि आप अपनी workbook में data को alphabetically (Z to A) या numerically (highest से lowest) क्रम में sort करना चाहते है तो आप इस option का use कर सकते हैं।

● Sort - इस option पर click करने से एक Sort dialog-box open होता है जिसमें आपको data को sort करने के लिए अतिरिक्त option देखने को मिलते हैं। जैसे कि आप column के हिसाब से data को sort कर सकते है।

● Filter - इस option की मदद से आप अपने data को filter कर सकते हैं, उदाहरण के लिए मान लीजिए, हमारे पास बहुत सारे छात्र है और हम उन में से किन्हीं एक दो छात्र का result देखना चाहते है, तो उसके लिए हम यह filter apply कर देंगे। इससे हर एक heading के आगे एक arrow का निशान आ जाएगा, जिस पर click कर के आप यह तय कर सकते है की उस heading में से आप को कौन सा data देखना है। इसके लिए आप Ctrl + shift + L shortcut का भी use कर सकते हैं।

● Clear - यदि आपने अपने data पर जो भी sort और filter apply किया है या उसमें कुछ बदलाव कर दिए है और अब आप चाहते है की यह filter पहले जैसा हो जाए तो उसे clear करने के लिए आप इस option का use कर सकते हैं।

● Reapply - इस option की मदद से आप current range में Filter और Sort को reapply कर सकते हैं। इसके लिए आप Ctrl + Alt + L shortcut का भी use कर सकते हैं।

● Advanced - इस option पर click करने से आपके सामने एक Advanced Filter का dialog box open होता है जिसमें complex criteria का उपयोग करके filtering करने के option दिए गए होते है।

⮚   Data Tools

MS Excel में Data Tab के इस section के options की मदद से आप duplicate data को हटा सकते है, invalid data को रोक सकते है, multiple ranges की values को किसी new range में ला सकते हैं। इसमें हमें 7 option देखने को मिलते है -

● Text to Columns - इस option की मदद से आप single column के text को multiple columns में split कर सकते है। उदाहरण के लिए एक column में full name लिखा गया है तो इस option की मदद से आप full name को separate column first name और last name में split कर सकते है। इस option पर click करने से Convert Text to Columns Wizard open होता है। जिसकी मदद से आप यह चुन सकते है कि text को किस आधार पर split करना है जैसे कि fixed width पर split करना है या प्रत्येक comma, period या अन्य character पर split करना है।

● Flash Fill - यह option pattern की पहचान कर आपके data को automatically fill कर देता है। उदाहरण के लिए आपकी sheet में एक data column है जिसे आप sheet में दूसरी जगह fill करना चाहते है तो इसके लिए आपको उस column के कुछ examples देने होंगे जिससे Flash Fill feature उस pattern को समझ पाए और data को आपके चुनें column में automatically fill कर दें।

● Remove Duplicates - इस option की मदद से आप sheet में से duplicate rows को delete कर सकते हैं।

● Data Validation - इस option का use आप यह restrict करने के लिए कर सकते है कि किसी cell में किस प्रकार के data या values को नहीं enter किया जा सकता है। Data Validation button पर click करने से एक dialog-box display होता है जिसमें rules की एक list दी गयी होती है जिसमें से आप किसी एक को चुन कर cell में enter किये जा सकने वाले data के प्रकार और values को restrict कर सकते है। उदाहरण के लिए आपने यह rule चुना कि इस cell में 5 से बड़ी संख्या ही enter की जा सकती है। अब आप जैसे ही उस cell में 6 या उससे बड़ा number enter करेंगे Data validation feature आपको error show करेगा।

● Consolidate - इस option के use से हम अलग-अलग sheets के data को एक single sheet में consolidate या combine कर सकते है। उदाहरण के लिये आपके पास पिछले तीन महीनों का sales data अलग-अलग sheet में मौजूद है, Consolidate feature आपके लिए किसी अन्य sheet पर उनका total निकाल सकता है।

● What-If Analysis - इस function की मदद से आप scenarios (values) को change करके उसके outcome पर affect देख सकते है। समझने के लिए एक scenario लेते है कि आप अपने product का price कितना रखें कि आप अपने target profit तक पहुँच पाए या आपको हर महीने कितनी sell करनी होगी, अपने target profit को हासिल करने के लिए। ऐसे ही अलग-अलग scenario का outcome पर क्या affect होगा इसके लिए ही हम What-if analysis function का use करते है। इसके तीन tool है Scenario Manager, Goal Seek और Data Table.

● Relationships - यह option आपको एक ही report पर अलग-अलग table से सम्बंधित data दिखाने के लिए table के बीच relationship create या edit करने में मदद करता है।  

⮚   Outline

MS Excel मे Data Tab के इस section में हमें 5 option देखने को मिलते है -

● Group - इस option की मदद से आप अपने data में row और column का एक group बना सकते हैं। इस option को आप shift + Alt + right arrow key की मदद से भी use कर सकते हैं।

● Ungroup - इस option की मदद से आपने जिन rows और columns को group किया था उसे select कर के Ungroup कर सकते हैं। इस option को आप Shift + Alt Left Arrow key की मदद से भी use कर सकते है।

● Subtotal - इस option की मदद से आप selected rows का automatically subtotal निकाल सकते हैं।

● Show Detail - Group की गई rows और columns को show करने के लिए इस option का use किया जाता हैं।

● Hide Detail - Group की गई rows और columns को hide करने के लिए इस option का use किया जाता हैं।

Conclusion/ निष्कर्ष

आज के इस article मे हमने आपको MS Excel के Data tab के बारे में जानकारी दी, हमने पूरी कोशिश की, कि Data tab के हर एक option को सरल से सरल भाषा मे आपको समझा सके, यदि आपको हमारी यह कोशिश पसंद आई हो तो आप इसे शेयर जरूर करे।

By- Manoj kumar

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MS Excel Formulas Tab in Hindi - Formulas Tab का Use कैसे करें

आज इस article में हम आपको MS Excel के सबसे महत्वपूर्ण टैब यानि की Formulas Tab के बारे मे जानकारी देंगे। आप किसी भी कार्य के लिए excel का उपयोग कर रहे हो, उसमे आपको basic calculation तो करनी ही पड़ती है। इस tab में आपको कई mathematical और statistical calculations से related options देखने को मिलते हैं। तो चलिए इन options के बारे मे विस्तार से जान लेते है।

MS Excel में Formulas Tab क्या हैं ?

MS Excel Formulas Tab हमें विभिन्न functions को insert करने, cell की एक range का name define करने और formula audit करने मे हमारी मदद करता है। इस tab में कई functions शामिल होते है। Excel में function एक preset formula है जिसका use विभिन्न प्रकार की calculation करने के लिए होता है। Formula tab को access करने के लिए आप mouse की मदद से इस tab पर click करके इसे open कर सकते है या keyboard में Alt + M key को दबाकर भी आप इस tab को open कर सकते हैं।

MS Excel में Formulas Tab के Sections 

MS Excel के Formulas Tab में हमें 4 section या group देखने को मिलते है -

1. Function Library.

2. Defined Names.

3. Formula Auditing.

4. Calculation.

चलिए अब इन groups के सभी option को विस्तार से जान लेते है -

⮚   Function Library

Function Library section मे हमें 10 option देखने को मिलते है -

● Insert Function - इस option की मदद से हम किसी भी cell में formula चुन कर उसे edit कर सकते है। जब आप insert function पर click करते हैं तो excel आपकी worksheet के सामने एक insert function dialog box को display करता हैं। अब आप यहाँ से इसके options का use उस function को find करने और select करने के लिए कर सकते हैं जिसका आप use करना चाहते हैं। आप इसे Shift + F3 key की मदद से भी इस्तेमाल कर सकते है।

● AutoSum - इस option की मदद से आप अपने data में simple calculations जैसे की Sum, Average, Count Numbers, Max, Min इत्यादि कर सकते है। इसके लिए सबसे पहले आपको वह data select करना होता है जिसकी calculation आप करना चाहते हैं, और उसके बाद आप इस option पर click कर के उसका result निकाल सकते हैं। आप इसे Alt + = key की मदद से भी use कर सकते हैं।

● Recently Used - इस option में हमें वह Formulas देखने को मिलते है जिन्हे हमनें पहले use किया है। यह एक हिसाब से formulas की history होती है, जिस से आप पहले use किए गए formulas को आसानी से access कर सकते हैं।

● Financial - यदि आपको अपनी worksheet में कुछ financial calculations करनी है तो इस option में आपको advanced financial formulas मिल जाते है, जिन्हे आप use कर सकते है।

● Logical - इस option में हमें And, False, if जैसे logical functions देखने को मिल जाते है। जब हमारे पास conditions होती है जैसे की यदि हम किसी class की marksheet बना रहे है और उसमें हमें यह दिखाना होता है की इतने marks से कम वाले students fail है और इससे ऊपर वाले pass है, तो ऐसी conditions में यह Logical Formulas काम आता है।

● Text - इस option में हमें बहुत सारे formulas देखने को मिल जाते है, जिनका use numbers को text form में लिखने के लिए किया जाता है। इन formulas का syntax कुछ इस तरीके का होता है -    

                           =TEXT (value, format_text)

● Date & Time - इस option में हमें date और time से संबधित function देखने को मिलते है, जिनकी मदद से आप अपनी sheet में date और time को अच्छे से लिख सकते हैं।

● Lookup & Reference - जब आपके पास Excel Sheet में बहुत सारा data होता है और आपको उस data में से कोई specific value चाहिए होती है तो तब आप इस option का इस्तेमाल कर सकते हैं। इसमें हमें VLOOKUP और HLOOKUP जैसे formulas जो की excel में बहुत जायदा इस्तेमाल किए जाते है देखने को मिलते है।

● Math & Trig - इस option में हमें Math और trigonometry के formulas देखने को मिलते है। जैसे ही आप इस option पर click करेंगे, आपके सामने बहुत सारे formulas की list आ जाएगी, जहां से आप जरूरत के अनुसार formula चुन सकते हैं।

● More Function - More functions में हमें ओर बहुत सारे Formula देखने को मिल जाते है। इसमें हमें कुछ categories मिल जाती है, जैसे Statistical, Engineering, Cube, Information, etc मे हमे हर एक category में हमें अलग अलग formulas देखने को मिल जाते है।  

⮚   Defined Names

इसमें हमें 4 options देखने को मिलते है -

● Name Manager - इस option का use workbook में उपयोग किए गए सभी names को create, edit, delete और find करने के लिए किया जाता है। Cell references के विकल्प के रूप में नामों का उपयोग substitutes में किया जा सकता है। उदाहरण के तौर पर जैसे =SUM (C20:C30) के बजाय =SUM (Mysales) 

इस option को use करने के लिए आप Ctrl + F3 का प्रयोग भी कर सकते हैं।

● Define Name - इस option की मदद से आप cells को नाम दे सकते हैं, जिन्हे आप बाद में formulas लगाते समय use कर सकते हैं। इसके Drop-down arrow पर click करने पर यह आपको new name का dialog box display करता हैं, जिसमे आप नाम define कर सकते हैं।

● Use in Formula - इस option का use workbook में उपयोग किए गए नाम को चुनने और इसे current formula में insert करने के लिए किया जाता है। इसके drop-down arrow पर click करने पर आपको workbook में सभी named ranges की एक list मिलेंगी। आप उसमें से किसी भी list को select कर सकते हैं।

● Create from Selection - इस option की मदद से आप selected cells में से automatically नाम generate कर सकते हैं। इस option को आप Ctrl + Shift + F3 key की मदद से भी use कर सकते हैं।

⮚   Formula Auditing

 

इसमें हमें 7 option देखने को मिलते है -

● Trace Precedents - इस option पर click करने पर यह arrows को display करता हैं। जैसे ही आप किसी cell में कोई formula लगाते है और फिर उस cell को select कर के Trace Precedents option पर click करेंगे तो आपके सामने कुछ arrows आ जाएंगे, जो की यह दर्शाते है की जिस cell में result आया है, उस result के लिए दूसरी कोनसी cells का use किया गया है।

● Trace Dependents - इस option का काम ऊपर वाले option से उल्टा है। जब आप किसी cell पर click कर के Trace Dependents option पर click करेंगे तो यह उन arrows को show करता हैं, जो यह indicate करते हैं कि इस cell की वजह से किन किन cell पर फर्क पड़ेगा।

● Remove Arrows - आप इस option का उपयोग trace precedents या trace dependents के द्वारा draw किये गए arrows को remove करने के लिए कर सकते हैं।

● Show Formulas - इस option का उपयोग resulting value के बजाय प्रत्येक cell में formula display करने के लिए किया जाता हैं। मतलब जब भी हम कोई formula apply कर के enter दबाते है तो हमें सीधा result मिल जाता है और यदि आप result की बजाय उस formula के syntax को देखना चाहते है तो आप इस option का use कर सकते हैं।

● Error Checking - इस option की मदद से आप अपने formulas में error check कर सकते है। इस option के द्वारा आपके formulas में जो common errors होते है उन्हे आप Trace भी कर सकते है।

● Evaluate Formula - इस option का use formulas को evaluate (मूल्यांकन) करने के लिए किया जाता हैं। आप formula के प्रत्येक भाग का व्यक्तिगत रूप से मूल्यांकन कर सकते हैं। Formula को भाग-दर-भाग evaluate करके आपको यह verify करने में मदद मिलती है कि यह सही ढंग से गणना कर रहा है।

● Watch Window - इस option की मदद से आप अपने worksheet में उन cells को select कर सकते है, जिन पर आप ध्यान रखना चाहते है की उनमे कोई change हो रहा है या नहीं, इन cells की value आपको एक अलग window में दिखेगी, जिसे आप अपने worksheet के किसी भी हिस्से में होने के बावजूद देख सकते हैं।

⮚   Calculation

इसमें हमें 3 option देखने को मिलते है -

● Calculation Options - यदि आपने कुछ values को select कर के उन पर कोई formula लगाया है तो आप जानते ही होंगे की जैसे ही आप पहले वाली values में कोई बदलाव करते है, तो उस हिसाब से आपके result में भी automatically changes आ जाता है। यदि आप ऐसा नहीं चाहते है तो आप इस option को manual कर सकते है। इसके बाद आपके result में तब तक बदलाव नहीं आएगा, जब तक आप आपके result वाली value में खुद जाकर click नहीं करते।

● Calculate Now - इस option का use आप entire sheet की calculation करने के लिए कर सकते हैं। आपको इसका use तभी करना होगा जब automatic calculation OFF यानी कि बंद हो। इस option का इस्तेमाल आप F9 key को दबा कर भी कर सकते है।

● Calculate Sheet - इस option की मदद से आप active sheet की calculation कर सकते हैं। आपको इसका use तभी करना होगा जब automatic calculation OFF यानी कि बंद हो। आप इस option का इस्तेमाल Shift + F9 key की मदद से भी कर सकते है।

Conclusion/ निष्कर्ष

तो आज के इस article मे हमने आपको MS Excel के Formulas tab के बारे में जानकारी दी, हमने पूरी कोशिश की, कि Formulas tab के हर एक option को सरल से सरल भाषा मे आपको समझा सके, यदि आपको हमारी यह कोशिश पसंद आई हो तो आप इसे शेयर जरूर करे।

By- Manoj kumar

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